Recientemente he estado dedicándole un poco de tiempo al tiempo (a pensar sobre él, sobre sus usos y su mejor administración) y me he dado cuenta de que en las Ciencias de la Comunicación, sobre todo en el ámbito de la comunicación corporativa, no siempre trabajamos con la mejor perspectiva de este fenómeno que tanto condiciona nuestro trabajo. Como un buen director de orquesta, el dircom ha de dominar el tiempo, o más bien los tiempos de la comunicación, o será incapaz de interpretar correctamente la partitura. Hace ya años, un buen amigo me explicó con un símil magnífico que en nuestro trabajo hay dos tiempos, como en los hospitales: el de las urgencias y el de la medicina de planta. Y que desgraciadamente nos pasábamos más tiempo, le dedicábamos más esfuerzos y recursos, a la medicina de urgencias que a la de planta. Eso sigue siendo así: en muchos casos desarrollamos más una comunicación reactiva (de simple reacción ante los acontecimientos, de atención a las demandas de comunicación internas y externas) que proactiva (de definición de unos objetivos claros de qué queremos comunicar y a quién). El símil, por tanto, sigue siendo válido, e incluso me permitiría ampliarlo con un tercer estadio temporal: la medicina preventiva, en el que se incluiría todo el trabajo de prospección, de investigación de la imagen y la reputación de la compañía y del sector, y que sigue siendo la gran asignatura pendiente de la mayoría de dircoms. Si en términos de un sistema de salud óptimo hablaríamos de generar hábitos saludables y de realizar chequeos periódicos y de acudir a la consulta ante el menor indicio para intentar minimizar las urgencias, en el caso de la comunicación corporativa creo que deberíamos hablar de realizar más esfuerzo en investigación y planificar mejor la gestión de la reputación y la comunicación para mitigar el impacto de las urgencias.

El error en los tiempos de la comunicación corporativa se debe a un problema de perspectiva, pero este a su vez se justifica en lo que podríamos llamar el mito de la inmediatez y que podemos definir como la falsa creencia de que el mejor tiempo para la comunicación es el más corto, el de la instantaneidad. Ello se debe, sin duda, a ciertos vicios heredados del Periodismo, disciplina en la que el valor de la inmediatez temporal ha sido el más alto posible hasta que el Nuevo Periodismo nos descubrió las virtudes de tener en cuenta otras cuestiones relacionadas con el análisis de los hechos y su interpretación. Esta herencia periodística, además, se ha visto amplificada por las posibilidades de comunicación inmediata que brindan las nuevas tecnologías, y que rompen definitivamente las barreras espacio-temporales de la comunicación. En algunos casos, la tecnología, en lugar de beneficiarnos, nos ha hecho aún más esclavos de ese mito de la inmediatez. El ejemplo más claro, sobre todo en el campo de las organizaciones, es el uso del correo electrónico, una herramienta que se concibió para acelerar la comunicación postal pero no para llegar a la reacción instantánea en la que algunos quieren vivir. La sobrecarga de correos y su constante afluencia a nuestras bandejas de entrada están generando grandes problemas de tiempo, ya que el email está ampliando la concepción de las urgencias comunicativas, o más de las falsas urgencias. Para hacer frente a esta situación, y también porque se lo prometí a mis compañeros del Servicio de Comunicación y Publicaciones de la Universitat Jaume I, os ofrezco aquí mi particular decálogo para ser evitar que el correo electrónico ocupe todo nuestro tiempo de comunicación a partir de unos consejos de la consultora Randstad y que descubrí en ALC Liderazgo y gestión.

Do you want to be an email killer?

1. Establece una relación de tus instrumentos de comunicación y jerarquízalos en función de la urgencia (móvil, teléfono fijo, correo electrónico, redes sociales, reuniones, blog y otras comunicaciones escritas. Prometo un futuro post al respecto). Dáselos a conocer a tus colaboradores e infórmales de que el correo electrónico no lo pueden considerar como una herramienta para comunicar urgencias, ya que no lo consultas a todas horas. Si hay un incendio, al móvil o al fijo, sino no es un incendio y puede esperar.
2. Determina de 3 a 5 momentos al día para leer el correo, informa a tus colaboradores de tus horarios y sé fiel a los mismos. Personalmente, creo que lo mejor es a primera hora de la mañana (entre las 8 y las 9 h), a media mañana (11-12 h), antes de comer (14-15 h) y a media tarde (17 -18 h). Dependerá de cada trabajo y de cada sector. Lo ideal es que estos 5 momentos se reduzcan a 3 con el tiempo, pero todo llegará.
3. Dedica sólo de 15 a 20 minutos a leer el correo cada vez. Si es menos, mejor, es que tendrás pocas entradas, pero en cualquier caso no estés más de media hora en cada sesión de lectura. Eso sí, concéntrate y dedícate a gestionar las entradas con intensidad de acuerdo a las siguientes normas.
4. El correo leído se ha de eliminar de la carpeta de entrada o inbox. Si lo dejamos, acabaremos leyéndolo de nuevo y perdiendo nuestro tiempo. Si el correo es para informarnos de algo, una vez leído, se borra, sin más. ¿Acaso grabamos nuestras conversaciones telefónicas?
5. Si el correo, además de mandar una determinada información, implica una cita, se integra en el calendario y luego se borra.
6. Si en lugar de generar una cita, lleva implícita una tarea, se integra en la lista de tareas y se borra.
7. Si en cualquiera de los tres supuestos anteriores el correo lleva adjunto algún documento que queremos conservar, se guarda en la carpeta correspondiente (documentos, pendientes, etc.) y se borra. Si queremos que esté disponible en la web, busquemos algún servicio de almacenaje en la nube, tipo dropbox.com, y sincronicemos esa carpeta. Si queremos guardar el cuerpo del correo, se guarda igualmente en la carpeta que le corresponda con la opción guardar como texto, word o lo que prefiramos o nos permita nuestro lector de correo. Y después se borra, claro.
8. Si el correo entrante requiere una respuesta por nuestra parte y ésta se la podemos dar en menos de 2 minutos, el correo se contesta en el tiempo de lectura. Y después se borra.
9. Si el correo de respuesta nos ha de llevar más tiempo, lo integramos en la lista de tareas y lo contestamos cuando podamos, fuera del tiempo de lectura. Y se borra, por supuesto.
10. Sé constante y fiel a estas normas, ya que así crearás un hábito que conocerán tus colaboradores y que te hará sentirte satisfecho. Cuando no estés en tiempo de lectura, desconecta los avisos de nuevo correo o cierra el lector para no caer en la tentación. Respeta los festivos, o al menos limita la lectura a un único momento del día de acuerdo order drugs online a estas mismas reglas. Mantén limpia tu bandeja de entrada y tendrás más limpio tu reloj y tu tiempo.